Kontoritoolide vahetamise sagedus sõltub mitmest tegurist, mis võivad mõjutada nende vastupidavust ja funktsionaalsust.
Tooli kvaliteet
Kvaliteetsed kontoritoolid on üldjuhul mõeldud kauem kestma. Tugevatest materjalidest valmistatud toolid, nagu raami kõrgekvaliteedilised metallid ja vastupidav polster või võrk, peavad vastu aastatepikkusele kasutamisele. Näiteks tugeva terasest aluse ning hästi ehitatud kõrguse ja kalde reguleerimise mehhanismiga toolid võivad normaalsetes kasutustingimustes vastu pidada 7 - 10 aastat või isegi rohkem. Teisest küljest võivad õhukestest materjalidest valmistatud odavamad kontoritoolid kulumisjälgi näidata 2 - 3 aasta jooksul. Nendel madalama kvaliteediga toolidel võivad olla kergesti purunevad plastdetailid või kiiresti kuluv kangas.
Kasutamise sagedus
Mida sagedamini kontoritooli kasutatakse, seda varem vajab see väljavahetamist. Kiires kontorikeskkonnas, kus töötajad kasutavad oma toole 5 päeva nädalas 8 tundi või rohkem päevas, kuluvad toolid märkimisväärselt. Nii suure kasutuse korral võib isegi hea kvaliteediga tool vajada väljavahetamist 5 - 7 aasta jooksul. Seevastu kodukontoris, kus tooli kasutatakse vaid paar tundi päevas, võib see kesta palju kauem, võib-olla kuni 10 aastat või rohkem.
Hooldus ja hooldus
Nõuetekohane hooldus võib pikendada kontoritooli eluiga. Polsterduse või võrgu regulaarne puhastamine mustuse ja prahi eemaldamiseks võib vältida enneaegset kulumist. Tooli liikuvate osade (nt kõrguse reguleerimise mehhanismi ja pöörleva aluse) määrimine võib hoida need sujuvalt töökorras. Kui kontoritool on hästi hooldatud, võib see pikendada oma eluiga mitu aastat. Näiteks kui tooli rattaid regulaarselt puhastada ning gaasitõstukit kontrollida ja hooldada, vähendab see tõrgete tõenäosust.
Kulumisjäljed
Teatud märgid näitavad, et kontoritool vajab väljavahetamist. Kui istmepadi on kaotanud oma tugevuse ja ei paku enam piisavat tuge, tekitades istumisel ebamugavust, on aeg mõelda uue tooli ostmisele. Kulunud või rebenenud polster ei näe mitte ainult ebameeldiv välja, vaid võib tekitada ka ebamugavusi. Lisaks, kui tooli kõrguse, kalde või lamamise reguleerimise mehhanism ei tööta, võib see mõjutada kasutaja tootlikkust ja mugavust. Katkised või kõikuvad jalad või alus, mis ei taga enam stabiilsust, on samuti selged märgid, et tooli kasutusiga on lõppenud.
